Tarea módulo 4: informe final del proyecto

Ya hemos llegado al final del camino, y tras un periplo asombroso y entusiasmante, hemos finalizado nuestro proyecto. Desde luego que las cosas son distintas ahora.

Gracias a ese emisario enviado por la Gran Alianza de la Administración, como es mi compañera DORAEMON, que llega a la Tierra desde el futuro para ayudar e intentar cambiar el curso de los acontecimientos (bien igual que el personaje), y su encuentro intertemporal con su compañero de aventuras, NOBITA (a saber, el pobre terrícola dubitativo y torpe que suscribe), se ha hecho posible un interesante cambio de perspectiva y de toma de conciencia sobre la importancia de todo lo relacionado con la planificación, la colaboración y la comunicación. Nos parecen éstos algunos de los ejes sobre los que, en nuestra opinión, pivota la gestión de un proyecto. No es muy seguro que en nuestro desempeño profesional actual sea una herramienta de la que tengamos que hacer mucho uso, salvo, precisamente, para el "proyecto" de proyecto ideado para este curso, cuya aplicación es bien segura, pero en cualquier caso no perderemos de vista lo que hemos aprendido.

 En este sentido, bien pensado, la gestión de proyectos es la manera de dar forma y vida a una idea, lo cual es siempre ilusionante y motivador. Desde luego, no es fácil, implica trabajo y dar muchas vueltas a las cosas, pero, siguiendo las pautas marcadas, se puede avanzar mejor hacia el objetivo, sea cual sea éste, asegurando mucho mejor su éxito, o anticipando su fracaso a tiempo.

Creemos pues que la misión se puede dar por cumplida; se nos han acercado conocimientos transformadores, y hemos tenido ocasión de conectar con muchas otras personas llenas de ideas, talento y buena disposición, y de adquirir valiosas enseñanzas en un formato sorprendente. ¡¡¡Fantástico!!! 

¡¡¡BUEN VIAJE!!!

Y aquí tenéis el informe que hemos elaborado sobre el proyecto...


 DATOS BÁSICOS DEL PROYECTO

• Nombre: Actualiza2: la revisión al día.
• Entidad: Servicio de revisión administrativa.
• Ámbito de actuación: Comunidad Autónoma.
• Descripción básica del proyecto: La actualización de los procesos administrativos con herramientas de e-administración; incorporación de soluciones tecnológicas y formación del personal. 
• Justificación: necesidad de resolver las necesidades de una inminente reestructuracion del Servicio en un entorno de incorporación de nuevos recursos humanos y de procesos electrónicos.
• Director del proyecto: Secretaria General de la Consejería de adscripción.
• Jefe del proyecto: Jefe del Servicio

INDICADORES 

Se han definido como indicadores clave de rendimiento del proyecto: por un lado, el grado de satisfacción de los clientes externos con encuestas de satisfacción, cuyo resultado es bastante satisfactorio, demostrando que las dificultades que conlleva el uso de tecnología digital se ven compensadas por una labor de asistencia e información muy completa: también se ha registrado alguna queja a través del sistema, resueltas de forma satisfactoria. El ritmo de trabajo se ha incrementado de forma muy considerable, en número de reclamaciones resueltas, y las incidencias informáticas surgidas se han resuelto rápidamente.  

ALCANCE DEL PROYECTO

El proyecto ha trabajado sobre todas las fases de la tramitación de los recursos: desde la entrada o registro, mediante la creación de un registro auxiliar interconectado con el registro corporativo; la definición de las fases del procedimiento telemático para su posterior desarrollo informático; la creación de un registro auxiliar de poderes y su interconexión con el corporativo; la incorporación de un gestor de notificaciones telemáticas y la incorporación al archivo electrónico corporativo. Lógicamente se ha debido formar al personal en el uso de estas nuevas funcionalidades, además de la formación específica en las materias propias del Servicio, tanto para el personal preexistente respecto de las nuevas materias transferidas al Servicio autonómico de revisión (como pueda ser el régimen jurídico de los denominados impuestos estatales cedidos), como para el personal del Estado transferido respecto de las materias puramente autonómicas (como son los impuestos propios autonómicos).

ACTIVIDADES DEL PROYECTO, RECURSOS HUMANOS, ADQUISICIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS

Después de una fase inicial de análisis de la situación existente, se llevó cabo la fase consistente en disponer del marco jurídico-financiero preciso para asumir el traspaso de funciones y el personal adscrito, con la asignación de los recursos económicos necesarios, lo cual pudo llevarse a cabo rápidamente gracias a la disposición política dada. La realización de los trabajos electrónicos, encargada a la Dirección General de Tecnología, se resolvió de forma rápida y satisfactoria, sin haberse planteado la necesidad de contratar aplicaciones o soporte adicional. De manera simultánea, se llevaron a cabo los planes de formación específica y tecnológica para todo el personal, el antiguo y el transferido, en colaboración con el EBAP, aunque algunas de las acciones formativas no se han acabado de impartir por problemas de agenda, pero se llevarán a cabo en breve. La carga de formación ha sido muy importante, lo que ha supuesto un riesgo por el gran esfuerzo personal que suponía para el personal, que se ha intentado compensar con la impartición de formación en horario laboral e inluso en el propio lugar de trabajo, así como con una labor muy intensa de motivación por parte del jefe del proyecto. En todo caso, se han tenido que reformular los planes de formación en materías específicas, reduciendo su carga lectiva al mínimo para poder tener los conocimientos imprescindibles, y programar más acciones formativas para el año siguiente. La implementación de los procesos electrónicos se ha desarrollado con normalidad, sin incidencias significativas, y se siguen registrando los datos para evaluar la calidad del trabajo y la eventual necesidad de reasignar algunas tareas.

LECCIONES APRENDIDAS

Durante la ejecución del proyecto se ha puesto de manifiesto la importancia de coordinar las tareas de departamentos distintos y de comunicarse de forma eficaz; la dificultad de introducir una nueva manera de trabajar, de asumir funciones distintas, y, al mismo tiempo, no dejar de hacer lo que ya estás haciendo. Se necesita, y creemos que esto es fundamental, saber infundir entusiasmo e ilusión, e implicar a todos los actores en el proyecto, con empatía y a base de una buena comunicación.